Mercier e la gestione di archivi cartacei e digitali

Gestione archivi cartacei e digitali

Mercier – Archiviazione

Mercier offre servizi ad hoc per conservare e gestire i tuoi archivi

PREMESSA

Nell’articolo del blog Mercier nella nuova sede operativa abbiamo parlato dei nostri nuovi spazi a Settimo Milanese alle porte di Milano. Mercier è specializzato in traslochi residenziali e industriali, possiamo quindi dedicarci a tutti gli aspetti del tuo trasloco sia a livello nazionale che internazionale.

In questo articolo ci focalizzeremo sul nostro servizio di archivio cartaceo e digitale.

Mercier può occuparsi della gestione dei tuoi archivi garantendo la totale sicurezza e protezione di tutte le informazioni aziendali. Per i nostri clienti abbiamo provveduto ad archiviare i documenti nell’archivio dedicato all’interno del nostro magazzino.

Vediamo come funziona il nostro servizio e cosa possiamo fare per te.

GESTIONE ARCHIVIO CARTACEO

A seconda della documentazione e del suo uso possiamo provvedere sia allo stoccaggio definitivo nel nostro magazzino previa catalogazione che all’archivio con possibilità di consultazione.

Per questi servizi si tratta spesso di definire un progetto su misura, è quindi necessario un sopralluogo durante il quale decideremo insieme le modalità di gestione.

Nel nostro magazzino sono presenti aree completamente attrezzate per la gestione di archivi cartacei vivi, semivivi, morti con accesso per recuperi o consultazioni. Conserviamo anche la documentazione che non ha più rilevanza fiscale, giuridica o amministrativa, ma che spesso viene comunque conservata ad esempio per la ricerca di informazioni rilevanti.

La conservazione di documenti è un’attività delicata, è necessario conoscere tempistiche e modalità. Secondo l’articolo 2220 del Codice civile, in materia di conservazione delle scritture contabili, le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

IL TRASPORTO E LA CONSERVAZIONE

Definita la tipologia di servizio e la data di avvio dei lavori il nostro personale si recherà presso il tuo ufficio munito di speciali scatole ed etichette con codice a barre.

Provvederemo all’imballaggio di tutti i documenti e al trasporto presso il nostro deposito attrezzato e dotato di impianti di sicurezza e climatizzazione.

Ogni cartone sarà posizionato su una scaffalatura con un posto dedicato. Attraverso il codice a barre apposto al momento del ritiro ed attraverso la gestione di un sofisticato software ogni collo potrà essere costantemente monitorato.

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Oltre all’archivio cartaceo offriamo un servizio di archiviazione digitale ottica su web.

Una soluzione all’avanguardia in grado di aumentare sensibilmente la qualità del lavoro e la produttività. Un progetto di conservazione che non si limita solo a far risparmiare lo spazio occupato da fogli e faldoni, ma ha molteplici potenzialità.

I tuoi documenti verranno digitalizzati e memorizzati su supporti elettronici. Potrai consultarli in qualsiasi luogo, con qualsiasi strumento e in qualsiasi momento.

Il Covid-19 ha accelerato il processo di trasformazione digitale. Lo smart working ha richiesto a molte aziende di fare nuovi sforzi e cambiamenti per affrontare questo momento difficile. Affidarsi a nuove soluzioni tecnologiche per poter gestire anche da remoto i documenti rappresenta sicuramente un significativo cambio di passo. Un passaggio imprescindibile per qualsiasi azienda che abbia deciso di continuare il lavoro agile anche a fine emergenza sanitaria. Nei mesi di home working forzato, come ha constatato l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano*, il 68% dei lavoratori è riuscito da remoto a svolgere tutte le attività, il 29% non è riuscito a svolgere solo una parte delle attività, spesso a causa della mancanza di processi e dati digitalizzati, mentre solo il 3% dichiara di non essere riuscito a portare avanti la maggior parte delle attività.

I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Se stai pensando all’opportunità di trasformare il tuo archivio in un archivio digitale valuta approfonditamente tutti i vantaggi che può offrirti questa nuova tecnologia, quelli che ti elenchiamo brevemente sono solo quelli più evidenti: