Gestione e Archiviazione Archivi

Privacy e Protezione dei Dati

La gestione degli archivi, sia cartacei sia digitali, viene effettuata nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – GDPR) e delle linee guida nazionali sulla sicurezza delle informazioni.

Adottiamo un sistema di gestione della privacy strutturato, che prevede:

Trattamento conforme alle normative

• Analisi preventiva dei trattamenti e definizione delle basi giuridiche applicabili
• Adozione di policy interne e protocolli operativi per garantire la corretta manipolazione dei documenti
• Rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione

Sicurezza fisica e logica degli archivi

• Locali di archiviazione dotati di sistemi di controllo accessi, sorveglianza e protezione ambientale
• Gestione documentale con profili autorizzativi, autenticazione forte e tracciamento degli accessi
• Monitoraggio continuo e audit periodici sulla sicurezza del patrimonio documentale

Archiviazione digitale e protezione dei dati

• Conservazione digitale in ambienti certificati e ridondati, con crittografia dei dati a riposo e in transito
• Processi di digitalizzazione e gestione documentale conformi ai principi di privacy

Riservatezza e gestione controllata

• Personale qualificato e vincolato da accordi di riservatezza
• Procedure di consegna, consultazione e restituzione documenti completamente tracciate e registrate
• Eliminazione e distruzione dei documenti secondo protocolli certificati (cancellazione sicura dei dati digitali)

Gestione degli Archivi Storici – Valore Giuridico e Amministrativo

Gli archivi storici rappresentano un patrimonio documentario di inestimabile valore, non solo per la memoria culturale di un’organizzazione, ma anche per la sua funzione giuridica e amministrativa. La corretta gestione di questi archivi permette di preservare documenti che attestano diritti, relazioni, decisioni e attività svolte nel tempo, garantendo continuità istituzionale e la possibilità di ricostruire con precisione il percorso amministrativo di un ente o di un’azienda.

Il nostro servizio nasce per assicurare che questo patrimonio venga trattato con la massima attenzione scientifica e con metodi archivistici adeguati. Ogni fondo viene analizzato per ricostruirne l’ordine originale, individuando serie, fascicoli e relazioni interne che ne costituiscono il vincolo archivistico. Questo processo consente di preservare l’integrità logica e giuridica dei documenti, evitando dispersioni, discontinuità o interpretazioni distorte.

Prestiamo particolare cura alla descrizione e alla inventariazione, adottando standard internazionali che permettono di rendere i documenti chiari, consultabili e reperibili sia per finalità interne sia per richieste esterne, ricerche, verifiche e contenziosi. La rilevanza giuridica degli archivi storici, infatti, richiede che ogni documento mantenga la propria affidabilità e autenticità nel tempo, qualità indispensabili per essere riconosciuto come prova valida in caso di necessità.

Parallelamente, affianchiamo alla conservazione fisica tradizionale un’attenta attività di digitalizzazione e archiviazione digitale, studiata per migliorare l’accesso alle informazioni e garantirne la protezione a lungo termine. L’utilizzo di sistemi di conservazione digitale conformi ai modelli internazionali e alle normative nazionali consente di tutelare la leggibilità e la reperibilità dei documenti anche in prospettiva futura, accompagnando l’evoluzione tecnologica con migrazioni programmate e controlli periodici.

Ogni intervento sulla documentazione storica è svolto nel rispetto delle disposizioni sulla protezione dei dati personali, considerando che molti documenti, pur essendo storici, possono contenere informazioni sensibili che richiedono un trattamento prudente e regolamentato. Garantiamo quindi un equilibrio tra tutela della riservatezza, conservazione del patrimonio archivistico e valorizzazione della sua funzione pubblica e amministrativa.

Attraverso un approccio rigoroso ma flessibile, orientato sia alla salvaguardia fisica dei materiali sia alla loro comprensione, il nostro obiettivo è assicurarne la trasmissione alle generazioni future, mantenendo pienamente intatto il loro valore giuridico, amministrativo e storico.

Sicurezza dei Locali Archivistici

La sicurezza dei locali destinati alla conservazione degli archivi è un elemento essenziale per garantire la protezione del patrimonio documentale, soprattutto quando si tratta di materiali storici o di documenti con valore giuridico e amministrativo. Gli ambienti sono progettati per mantenere condizioni ottimali e stabili, assicurando che ogni documento possa essere preservato nel lungo periodo senza rischi di deterioramento o perdita.

L’accesso alle aree archivistiche è rigidamente controllato: solo personale autorizzato può entrare, attraverso sistemi di autenticazione e registrazione che permettono di tracciare ogni movimento. A supporto di queste misure, è operativo un sistema avanzato di videosorveglianza, attivo 24 ore su 24, che monitora costantemente gli ambienti e consente di prevenire intrusioni, manomissioni o comportamenti non conformi alle procedure di sicurezza.

La protezione degli spazi è completata da sistemi antintrusione, sensori e protocolli interni che regolano l’accesso, la movimentazione e la consultazione dei documenti. Allo stesso modo, grande attenzione viene dedicata al controllo delle condizioni ambientali: temperatura, umidità e qualità dell’aria sono monitorate e mantenute entro valori ottimali per evitare degrado dei materiali cartacei, fotografici o digitali. I locali sono inoltre equipaggiati con sistemi antincendio idonei alla conservazione archivistica e dispositivi di rilevazione

Grazie a questo insieme coordinato di misure fisiche, tecnologiche e organizzative – tra cui la videosorveglianza costante – garantiamo un ambiente sicuro, controllato e conforme agli standard più elevati, assicurando la conservazione integra e protetta del patrimonio documentale affidato alla nostra cura

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